Le rôle du sous-traitant RGPD : guide pratique à destination des PME et ETI

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Introduction

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La conformité au RGPD est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, quel que soit leur secteur ou leur taille. Les dirigeants de PME, amenés à externaliser de nombreux services, doivent maîtriser la notion de sous-traitant RGPD, comprendre les obligations qui en découlent et sécuriser leur conformité à chaque étape de la chaîne contractuelle. Cet article a pour ambition de vous fournir un panorama complet et concret sur le sujet, en intégrant des exemples pratiques, des encadrés pédagogiques, un focus sur la rédaction contractuelle et une FAQ détaillée.

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Qu’est-ce qu’un sous-traitant RGPD ? (Définition et fondements)

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Définition légale du sous-traitant au sens du RGPD

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Selon l’article 4 du RGPD, le sous-traitant est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il intervient exclusivement sur instruction du responsable du traitement.

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Exemple : Une société assurant la gestion de la paie de votre entreprise, ou une agence cloud hébergeant vos données clients, agit en tant que sous-traitant RGPD.

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Distinction entre sous-traitant et responsable de traitement

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Les professeurs de droit et praticiens insistent sur l’importance de la distinction entre sous-traitant et responsable de traitement. La qualification dépend avant tout de l’autonomie décisionnelle sur les finalités du traitement.

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La notion dans la pratique d’une PME

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Le recours à la sous-traitance en matière informatique, marketing, gestion de la relation client (CRM), maintenance IT ou comptabilité expose presque systématiquement les PME à la problématique du RGPD pour sous-traitant. Ce sont des situations du quotidien à surveiller.

Le sous-traitant RGPD est-il directement soumis au RGPD ? (Champ d’application)

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Applicabilité des obligations RGPD aux sous-traitants

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Contrairement à une idée reçue, le RGPD s’applique pleinement aux sous-traitants. Ceux-ci sont tenus de mettre en place des mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité du traitement.

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Tout sous-traitant opérant sur des données personnelles de citoyens européens est concerné, y compris s’il est situé hors UE et agit pour le compte d’un responsable de traitement établi dans l’UE.

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Cas pratique :

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Une PME française externalise la gestion de son site web à une agence basée au Maroc : cette agence sera soumise au RGPD si elle traite des données de clients européens pour la PME.

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Application du RGPD à la chaîne de sous-traitance (Sous-traitant de données et sous-traitant ultérieur)

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Tout sous-traitant doit lui-même encadrer, contractuellement, le recours au sous-traitant ultérieur (sous-traitance en cascade), après autorisation expresse du responsable de traitement.

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Les obligations principales du sous-traitant RGPD

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Respect des instructions documentées

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Le sous-traitant ne peut agir que sur instructions documentées du responsable de traitement (article 29 RGPD). Toute dérive expose à d’importantes sanctions.

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Sécurité et confidentialité des données

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Le sous-traitant doit garantir la sécurité technique et organisationnelle des traitements (ex : chiffrement, accès restreints, logs de traçabilité), ainsi que la confidentialité des données.

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Exemple : Pour un hébergeur de données médicales, la mise en place d’audits réguliers de sécurité et la nomination d’un délégué à la protection des données sont des mesures attendues.

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Contribution à la conformité du responsable de traitement

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Le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à satisfaire aux obligations prévues par le RGPD (ex : gestion des violations, réalisation d’analyses d’impact…).

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Exigence de transparence

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Le sous-traitant doit tenir à la disposition du responsable de traitement l’ensemble des informations attestant le respect de ses obligations.

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La rédaction contractuelle : l’exigence d’un contrat article 28 RGPD

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Que prévoit l’article 28 RGPD pour les contrats de sous-traitance ?

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L’article 28 RGPD impose la formalisation d’un contrat ou d’un acte juridique qui doit préciser, notamment :
• l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement,
• la catégorie de données et de personnes concernées,
• les obligations et droits du responsable de traitement,
• les obligations précises du sous-traitant en matière de sécurité, de confidentialité, d’assistance, de suppression/restauration des données, etc.

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Exemple de clause contractuelle :

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“Le sous-traitant s’engage à ne traiter les données personnelles qu’après en avoir reçu instruction écrite et documentée du responsable de traitement et à mettre en place toutes mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des dites données.”

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L’intérêt des audits de conformité pour le donneur d’ordres

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Le donneur d’ordres a la faculté (voire l’obligation) d’auditer ses sous-traitants. Le contrat devrait prévoir explicitement les modalités et la périodicité de ces audits.

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En pratique : prévoyez une clause permettant l’accès aux locaux ou systèmes pour audit sur préavis raisonnable.

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Audit RGPD et gestion des sous-traitants

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Pourquoi et comment auditer ses sous-traitants ?

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L’audit RGPD d’un sous-traitant vise à s’assurer qu’il respecte l’ensemble de ses obligations techniques et organisationnelles (gestion des accès, formation du personnel, sauvegardes, gestion des incidents…).
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Points clés à vérifier :

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• Respect des politiques de sécurité
• Traçabilité des accès et opérations
• Existence d’un DPO (délégué à la protection des données)
• Détention d’attestations ou certifications (ISO 27001, SecNumCloud…)

Outils pratiques : exemple de questionnaire audit sous-traitant RGPD : me contacter.

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Responsabilité et sanctions du sous-traitant RGPD

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Responsabilité du sous-traitant en cas de manquement

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Le sous-traitant engage sa responsabilité contractuelle envers le donneur d’ordre, mais également sa responsabilité administrative en cas de non-conformité au RGPD.

Les sanctions peuvent atteindre 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires mondial, selon le cas.

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Responsabilité conjointe ou solidaire

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L’article 82 RGPD prévoit qu’un sous-traitant peut, aux côtés du responsable de traitement, être poursuivi et condamné à indemniser toute personne ayant subi un dommage du fait d’un traitement non conforme.

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RGPD : sous-traitant, responsable de traitement, sous-traitant ultérieur

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Différence entre responsable de traitement et sous-traitant

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Le responsable de traitement décide des finalités et moyens du traitement. Le sous-traitant n’agit que sur instruction. Le sous-traitant ultérieur est mandaté par le sous-traitant initial avec l’aval du responsable.

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Exemple concret : votre PME mandate une société informatique qui sous-traite elle-même une partie de la maintenance à une société tierce : cette dernière devient alors sous-traitant ultérieur, et doit être listée/identifiée dans le contrat initial.

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FAQ : vos questions sur les sous-traitants RGPD

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Qu’est-ce qu’un sous-traitant au sens du RGPD ?

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Un sous-traitant est toute entité traitant des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable de traitement, sur instructions formalisées.

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Le RGPD s’applique-t-il aux sous-traitants ?

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Oui, le RGPD s’applique intégralement aux sous-traitants qui traitent des données personnelles de résidents européens, même si ces derniers sont basés hors UE.

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Comment le sous-traitant peut-il être soumis aux obligations du RGPD ?

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Dès qu’il traite, même indirectement ou par sous-traitance en cascade, des données de personnes physiques pour le compte d’un responsable, le sous-traitant est soumis au RGPD et doit en appliquer toutes les prescriptions.

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Quelle est la portée de la responsabilité du sous-traitant ?

Le sous-traitant est directement responsable vis-à-vis de la CNIL et des personnes concernées pour tout manquement à ses obligations de sécurité, confidentialité ou coopération, en plus de sa responsabilité contractuelle.

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Que doit contenir le questionnaire ou audit RGPD d’un sous-traitant ?

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Un véritable audit RGPD doit vérifier les mesures de sécurité, la gestion des accès, la procédure en cas de violation, la désignation d’un DPO, la réalisation d’analyses d’impact, ainsi que la possibilité d’audit à distance ou sur site.

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Quels sont les risques encourus par un sous-traitant en cas de violation du RGPD ?

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Sanctions financières lourdes (jusqu’à 10 M€ ou 2% du CA), perte de confiance, résiliation des contrats, voire dommages-intérêts.

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Quels sont les exemples de sous-traitants typiques pour une PME ?

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• Prestataires de paie
• Hébergeurs de données
• Agences marketing digital
• Experts-comptables en ligne
• Cabinets de recouvrement

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Quel est l’intérêt de formaliser la relation contractuelle via un article 28 RGPD ?

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Cela permet de sécuriser le cadre juridique, anticiper la gestion d’une éventuelle violation, fixer les règles d’audit, clarifier les responsabilités et prouver la conformité face à la CNIL.

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Sous-traitant RGPD : quelles clauses type insérer dans son contrat ?

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Il faut détailler les obligations du sous-traitant, l’engagement sur la sécurité, la confidentialité, la restitution/suppression des données en fin de contrat, les modalités d’audit, la gestion des sous-traitants ultérieurs, et la notification des failles.

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Points d’attention :
• Surveillance accrue de la chaîne de sous-traitance : exigez systématiquement la mention expresse et l’autorisation du recours à tout sous-traitant ultérieur, sous peine de non-conformité.
• Documentation : conservez l’intégralité des contrats, instructions, audits et correspondances. La preuve de la conformité repose sur la documentation.

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Conclusion : expertise, vigilance et accompagnement

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La gestion du RGPD par les PME ne saurait se limiter à une vision théorique des obligations du sous-traitant. La réalité opérationnelle impose d’intégrer ces problématiques dans tous les actes de gestion, de la sélection des prestataires jusqu’au suivi de l’exécution des contrats. L’enjeu est aussi bien juridique qu’économique, et la conformité RGPD est désormais un gage de sérieux pour les clients et partenaires.

Avertissement sur le recours à un professionnel du droit

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Le droit des données personnelles et les conséquences en cas de non-conformité au RGPD sont des matières réglementées, en constante évolution et soumises à la jurisprudence. L’accompagnement d’un avocat spécialisé est essentiel pour anticiper et encadrer l’ensemble des enjeux, sécuriser vos contrats et gérer au mieux les risques opérationnels, en particulier lorsque votre entreprise est engagée dans des processus complexes de sous-traitance.

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Article rédigé par Guillaume Leclerc, avocat en contrats commerciaux et contentieux commerciaux à Paris.

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