Durée de conservation des documents en entreprise : le guide complet par un avocat pour les dirigeants de PME et ETI

Durée de conservation des documents : un enjeu stratégique pour les PME

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La « durée de conservation des documents » n’est pas qu’une contrainte administrative : c’est un sujet de conformité, de preuve et de gestion du risque pour votre entreprise. Entre obligations fiscales, sociales, commerciales et enjeux probatoires, une mauvaise politique d’archivage peut coûter cher (redressement, amende, perte de preuve dans un contentieux…).

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Concrètement, un dirigeant de PME doit être capable de répondre à trois questions simples : quels documents conserver, pendant combien de temps, et sous quelle forme (papier ou numérique).  L’objectif de cet article est de vous donner une vision claire, opérationnelle et documentée des règles applicables, avec des exemples concrets et une grille de lecture utilisable en pratique au quotidien.

H2 – Le cadre juridique de la durée de conservation des documents

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Plusieurs textes se superposent et expliquent pourquoi les durées de conservation varient selon la nature du document :
• le Code de commerce encadre la conservation des documents comptables et commerciaux (livres, registres, factures, contrats commerciaux) ;
• le Livre des procédures fiscales fixe la durée pendant laquelle l’administration peut exercer son droit de contrôle (en principe 6 ans) ;
• le Code du travail impose des durées spécifiques pour les documents sociaux (registre du personnel, éléments de paie, documents liés aux heures de travail, accidents du travail, etc.) ;
• d’autres textes (Code monétaire et financier, Code de la consommation, Code de la propriété intellectuelle…) complètent le dispositif pour les relevés bancaires, contrats conclus par voie électronique, titres de propriété intellectuelle, etc.

En parallèle, le droit de la preuve et la prescription civile ou commerciale imposent de pouvoir produire certains documents si un litige naît plusieurs années après l’opération (par exemple un sinistre avec dommage corporel ou une responsabilité décennale liée à des travaux).  La « bonne » durée de conservation n’est donc pas seulement la durée minimale légale : elle dépend aussi du risque contentieux à couvrir.

Principes clés pour organiser la conservation des documents

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Avant d’entrer dans le détail des durées, il est utile de poser quelques principes directeurs :
• Principe n°1 : distinguer les grandes familles de documents : comptables et fiscaux, commerciaux, bancaires, sociaux (RH), juridiques (statuts, PV d’AG), assurances, propriété intellectuelle, etc.
• Principe n°2 : appliquer la durée la plus longue en cas de doute, surtout lorsque plusieurs régimes se superposent (par exemple un document à la fois comptable et fiscal).
• Principe n°3 : privilégier l’archivage numérique organisé, sous réserve de garantir l’intégrité, la lisibilité et l’accessibilité des documents pendant toute la durée de conservation (sauvegardes, traçabilité, contrôle des accès).
• Principe n°4 : formaliser une politique d’archivage (procédure interne, charte, matrice de conservation) pour éviter que chaque service applique ses propres règles.

Exemple concret : une PME qui stocke tout de manière indifférenciée dans des boîtes physiques sans référentiel de durée risque, au bout de quelques années, d’être incapable de retrouver un contrat clé ou une facture en cas de contrôle fiscal ou de contentieux client.  À l’inverse, une société qui détruit trop vite ses relevés bancaires ou ses pièces justificatives peut se retrouver sans preuve de paiement, alors que le litige surgit plusieurs années plus tard.

Tableau récapitulatif : quels sont les documents à conserver et combien de temps ?

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Ce tableau doit être adapté à votre activité (BTP, services, industrie, e‑commerce…) mais offre une base solide pour structurer votre politique d’archivage.

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Quels documents doivent être conservés pendant 10 ans ?

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La question « quels documents doivent être conservés pendant 10 ans ? » revient très souvent en rendez‑vous avec les dirigeants de PME. Plusieurs catégories sont classiquement visées par une conservation de 10 ans :

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• Documents comptables : livres et registres comptables (livre‑journal, grand livre, livre d’inventaire) et l’ensemble des pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison, de réception) sont en principe à conserver 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
• Comptes annuels et documents sociaux associés : bilan, compte de résultat, annexes, rapports de gestion, procès‑verbaux d’assemblées sont eux aussi conservés pendant 10 ans, notamment pour couvrir la responsabilité des dirigeants.
• Certains contrats : par exemple, les contrats conclus par voie électronique avec des consommateurs portant sur un montant au moins égal à un certain seuil doivent être archivés pendant 10 ans pour permettre leur communication ultérieure.
• Certains dossiers d’assurance : notamment en cas de dommage corporel ou de responsabilité décennale, le dossier doit être conservé au minimum 10 ans, parfois davantage.

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Exemple concret : une PME qui facture des prestations de services récurrentes conserve l’intégralité de ses factures et journaux comptables sur 10 exercices glissants, même si l’administration fiscale ne peut en principe remonter que sur 6 ans, afin de couvrir tout litige commercial ou social et les risques de contestation tardive.

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Focus sur les documents bancaires : puis‑je jeter mes relevés bancaires ?

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La question « puis‑je jeter mes relevés bancaires ? » est typique, notamment depuis la généralisation des relevés en ligne. Pour une PME, la prudence s’impose.

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En pratique :

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• les relevés de compte et autres documents bancaires (relevés d’opérations, avis de prélèvement, ordres de virement…) doivent être conservés au moins 5 ans, cette durée étant alignée sur la prescription de nombreuses actions et sur le régime applicable aux opérations de paiement ;
• pour les professionnels et indépendants, de nombreux acteurs recommandent une conservation alignée sur la durée des documents comptables, soit 10 ans pour les relevés liés à l’activité, afin de sécuriser les contrôles fiscaux et la justification des flux financiers.

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Exemple concret :

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• Vous réglez un fournisseur stratégique par virement. Trois ans plus tard, il prétend n’avoir jamais été payé. Sans relevé bancaire, la preuve du paiement devient plus difficile à apporter. Une conservation au moins 5 ans, idéalement 10 ans, de vos relevés et justificatifs bancaires est donc fortement recommandée.

En pratique, il est possible de dématérialiser et d’archiver les relevés dans un système sécurisé (coffre‑fort numérique, GED, outil comptable) plutôt que de conserver les originaux papier, à condition d’en garantir l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité.

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Conservation des documents comptables et fiscaux

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Les documents comptables et fiscaux constituent le cœur des obligations de conservation d’une PME.

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Pour les documents comptables :
• conservation 10 ans pour les livres comptables (journal, grand livre, inventaire) ;
• conservation 10 ans pour les pièces justificatives (factures, bons, extraits, relevés nécessaires à la comptabilité).

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Pour les documents fiscaux :
• la règle générale est une conservation d’au moins 6 ans, correspondant au délai de reprise de l’administration fiscale (droit de contrôle et de communication) ;
• en cas de fraude, activité occulte ou manquement grave, ce délai peut être porté à 10 ans, ce qui justifie de caler la pratique sur cette durée pour les situations sensibles.

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Encadré pédagogique – Exemple typique de risque

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Une PME soumise à un contrôle voit l’administration demander des justificatifs de certaines charges engagées 5 ans plus tôt (factures, contrats, relevés bancaires). L’absence de ces pièces peut conduire à un rejet de la déductibilité ou à une réintégration extra‑comptable, avec impact direct sur l’IS.

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H2 – Conservation des contrats commerciaux et documents liés à la relation client/fournisseur

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Les contrats commerciaux (contrats de vente, de prestation de services, distribution, sous‑traitance, CGV acceptées, etc.) et la correspondance commerciale sont soumis à des règles reposant essentiellement sur la prescription commerciale.

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En pratique :
• les contrats ou conventions conclus dans le cadre des relations commerciales sont à conserver au moins 5 ans après leur exécution ou la fin de la relation ;
• les correspondances commerciales (échanges de mails importants, courriers de réclamation, mises en demeure) doivent être gardées aussi longtemps qu’un litige reste possible, ce qui justifie une durée d’au moins 5 ans, voire davantage pour les opérations à enjeux

Exemple concret :
• Un contrat cadre de prestation de services conclu pour 3 ans, renouvelé tacitement, donne lieu à un litige deux ans après son expiration. Si le contrat initial, ses avenants et les échanges précontractuels ont été détruits trop tôt, la PME se trouve fragilisée pour prouver l’étendue de ses obligations, ses limites de responsabilité ou ses conditions de révision de prix.

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Exemple de clause relative à la conservation des documents

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Dans certains contrats B2B, il peut être utile d’insérer une clause encadrant la conservation des documents et la preuve, par exemple :

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« Les Parties s’engagent à conserver, pendant une durée minimale de X ans à compter de la fin du Contrat, l’ensemble des documents et enregistrements (y compris sous forme électronique) relatifs à son exécution, et à les produire à première demande en cas de litige ou de contrôle par une autorité compétente. Il est expressément convenu que les enregistrements électroniques, journaux d’événements, accusés de réception et relevés de compte produits par chaque Partie feront foi entre elles jusqu’à preuve contraire. »

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Une telle clause ne remplace pas la loi, mais renforce la sécurité probatoire et fixe un cadre partagé avec vos partenaires. (À adapter selon le contexte contractuel et la réglementation applicable.)

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Conservation des documents sociaux (RH)

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Les documents relatifs aux salariés répondent à des logiques spécifiques, mêlant droit du travail, droit de la sécurité sociale et prescriptions en matière de santé et sécurité.

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Sans être exhaustif :
• registre unique du personnel : conservation au moins 5 ans à compter du départ du salarié, certaines pratiques allant au‑delà pour sécuriser les litiges prud’homaux ;
• contrats de travail, avenants, sanctions disciplinaires : conservation au moins 5 ans après la fin du contrat, en cohérence avec les prescriptions en matière de litiges individuels ;
• éléments relatifs au temps de travail, repos, astreintes : conservation entre 1 et 3 ans selon les documents et leur création, afin de répondre aux demandes de l’inspection du travail et aux litiges sur les heures supplémentaires ;
• documents santé‑sécurité (accidents du travail, maladies professionnelles, expositions à certains risques) : certaines pièces doivent être conservées jusqu’à 40 ans après la fin de l’exposition.

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Exemple concret : une contestation portant sur le paiement d’heures supplémentaires peut naître plusieurs années après les faits ; l’employeur doit alors être en mesure de produire les éléments de décompte du temps de travail et les plannings pour se défendre.

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Documents juridiques de société : statuts, PV, registres

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Les documents relatifs à la vie sociale de la société doivent eux aussi être soigneusement conservés :
• statuts de la société et leurs modifications : en pratique, ils sont conservés pendant toute la durée de vie de la société et au‑delà, certains organismes recommandant une conservation d’au moins 5 ans après la radiation ;
• procès‑verbaux d’assemblées et registres des décisions (assemblées générales, décisions de gérance, conseil d’administration…) : conservation 10 ans au minimum, souvent sans limite de durée par précaution ;
• comptes annuels, rapports et annexes : conservation 10 ans à compter de la clôture de chaque exercice.
Exemple concret : lors d’une cession de titres ou d’une levée de fonds, les investisseurs ou acquéreurs demandent très souvent à contrôler l’historique des décisions sociales (approbations de comptes, conventions réglementées, augmentations de capital, etc.). L’absence de certains PV peut retarder l’opération ou conduire à des garanties particulières.

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Documents d’assurance, sinistres et responsabilité

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Les polices d’assurance, avenants, attestations et dossiers de sinistres doivent être conservés avec une vigilance particulière, notamment lorsque des dommages corporels ou des responsabilités de long terme (responsabilité décennale, pollution, etc.) sont en jeu.

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En pratique :
• certaines polices doivent être conservées tant que la responsabilité peut être recherchée, ce qui conduit à une conservation au moins 10 ans après la fin du contrat, parfois beaucoup plus ;
• les dossiers de sinistres (déclarations, expertises, correspondances, décisions d’indemnisation) sont souvent archivés sur 10 ans minimum, pour pouvoir répondre à une contestation ou à un recours tardif.

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Exemple concret : une PME de travaux réalise un chantier assorti d’une garantie décennale. Le contrat d’assurance, les attestations, le marché de travaux et les PV de réception doivent être conservés pendant au moins 10 ans, car un sinistre peut surgir en fin de période de garantie.

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Archivage numérique, RGPD et protection des données

La dématérialisation et le RGPD ajoutent une couche de complexité : il ne s’agit pas de conserver « tout, partout, tout le temps ».

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Quelques points de vigilance :
• les données à caractère personnel (salaries, prospects, clients personnes physiques) ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité du traitement ;
• il convient de faire coïncider durée de conservation légale des documents et durée de conservation des données personnelles qu’ils contiennent, en mettant en place des règles d’archivage intermédiaire lorsque cela est nécessaire (données moins accessibles mais conservées pour les besoins de la preuve) ;
• l’archivage doit respecter les principes de sécurité, intégrité, confidentialité et traçabilité, notamment pour les documents sensibles (données de santé, données RH, données financières).

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Exemple concret : une base de prospects recueillie à l’occasion d’un salon ne peut être conservée indéfiniment ; en revanche, les factures émises à la suite de ces contacts, une fois le prospect devenu client, sont conservées dans le respect des durées comptables et fiscales (10 ans).

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FAQ – Durée de conservation des documents

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Quels sont les documents à conserver et combien de temps (tableau) ?

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Le tableau présenté plus haut donne une vision synthétique des principales catégories de documents (comptables, fiscaux, commerciaux, bancaires, sociaux, juridiques, assurances, propriété intellectuelle) et de leurs durées minimales de conservation.

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En pratique, pour une PME, la bonne approche consiste souvent à :

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• caler les documents comptables, pièces justificatives, comptes annuels, PV d’assemblées, relevés bancaires liés à l’activité sur une durée de 10 ans ;
• appliquer des durées spécifiques pour certains documents sociaux, fiscaux, santé‑sécurité ou propriété intellectuelle, en se référant à un référentiel interne (matrice de conservation).

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H3 – Quels documents doivent être conservés pendant 10 ans ?

Les principaux documents à conserver 10 ans sont :
• pièces comptables (livres, registres, factures, bons, inventaires) ;
• comptes annuels et documents sociaux associés (bilan, compte de résultat, annexes, PV d’AG, rapports) ;
• de nombreux documents commerciaux (bons de commande et de livraison, contrats, en particulier ceux ayant une dimension probatoire importante pour la relation client/fournisseur) ;
• certains contrats conclus par voie électronique et certains dossiers d’assurance en cas de dommages corporels ou de responsabilité décennale.

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Pour simplifier la gestion, beaucoup d’entreprises adoptent une politique par défaut : 10 ans pour tous les documents liés aux comptes, aux flux financiers et aux engagements de long terme, sauf texte particulier imposant plus ou moins.

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Puis‑je jeter mes relevés bancaires ?

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En théorie, la durée de conservation minimale des relevés bancaires est 5 ans, ce qui signifie qu’au‑delà, ces documents ne sont plus exigibles au titre de la prescription de nombreuses actions.

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Pour une PME ou un indépendant, il est toutefois recommandé :

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• de conserver les relevés et pièces bancaires au moins 5 ans, et idéalement 10 ans lorsqu’ils sont directement liés à l’activité professionnelle, afin de couvrir les contrôles fiscaux, la justification des paiements et la gestion des litiges ;
• d’opter pour un archivage numérique organisé plutôt qu’un stockage papier encombrant, tout en garantissant l’intégrité et la lisibilité des documents dans le temps.

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Concrètement, jeter systématiquement les relevés bancaires au bout de quelques mois est une très mauvaise pratique pour une PME.

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Quels documents doit‑on garder 10 ans ?

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Les demandes « quels documents doit‑on garder 10 ans ? » renvoient, pour l’essentiel, aux catégories suivantes :

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• documents comptables (livres, registres, pièces justificatives) ;
• comptes annuels et documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexes) ;
• une grande partie des documents commerciaux structurants (bons de commande, de livraison, contrats cadres, conditions particulières importantes) ;
• certains contrats électroniques, dossiers d’assurance et documents relatifs aux responsabilités de long terme (décennale, dommages corporels).

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Là encore, il s’agit de durées minimales : selon votre secteur et votre exposition au risque contentieux, il peut être pertinent de prolonger la conservation au‑delà de 10 ans pour certains documents sensibles.

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Mise en place pratique d’une politique de conservation dans votre PME

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Pour passer de la théorie à la pratique, plusieurs étapes peuvent être suivies :

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1. Cartographier vos documents

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• recenser, par service, les types de documents produits et reçus (comptabilité, commercial, RH, juridique, production, qualité, etc.) ;
• identifier pour chacun : support (papier/numérique), fréquence, usage, risques associés (fiscal, social, contractuel, pénal).

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2. Construire une matrice de durée de conservation

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• associer à chaque type de document une durée minimale de conservation, en se basant sur les textes applicables et la pratique sectorielle ;
• fixer une durée interne (souvent supérieure au minimum légal) pour simplifier les règles et couvrir le risque contentieux.

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3. Choisir les modalités d’archivage

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• définir ce qui reste en papier (originaux nécessaires) et ce qui peut être dématérialisé ;
• mettre en place des outils (serveur, coffre‑fort numérique, GED, outils comptables) permettant la recherche rapide des documents (mots‑clés, indexation par date, par client, par fournisseur, etc.).

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4. Organiser la destruction sécurisée

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• prévoir des procédures de destruction régulière des documents arrivés à échéance, en évitant de conserver indéfiniment des données personnelles ou sensibles ;
• recourir si besoin à des prestataires spécialisés pour la destruction physique ou numérique sécurisée.

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Une matière réglementée : l’intérêt d’être accompagné par un avocat

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La durée de conservation des documents se situe au croisement du droit fiscal, du droit des sociétés, du droit du travail, du droit bancaire, du RGPD et du droit de la preuve.  Il s’agit d’une matière réglementée, en constante évolution, et les conséquences d’une mauvaise appréciation peuvent être lourdes : impossibilité de se défendre en justice faute de preuve, reconstitution de chiffre d’affaires par l’administration, pénalités, contentieux prud’homal mal préparé…

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L’accompagnement par un avocat habitué à ces problématiques permet notamment de :
• adapter la politique de conservation aux spécificités de votre société (secteur, taille, historique, exposition au risque) ;
• rédiger ou mettre à jour vos procédures internes, vos clauses contractuelles relatives à l’archivage et à la preuve, et vos mentions d’information RGPD ;
• sécuriser votre position avant, pendant et après un contrôle ou un contentieux.

Pourquoi faire un audit de vos durées de conservation et de votre politique d’archivage ?

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Mettre en place ou actualiser une politique de durée de conservation des documents mérite souvent un audit dédié.

Cet audit permet :
• d’identifier les écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences légales ou les bonnes pratiques sectorielles (par exemple, destruction trop tôt de certains documents, ou au contraire conservation illimitée de données personnelles) ;
• de prioriser les actions : mise en conformité des durées de conservation, choix des solutions d’archivage numérique, encadrement contractuel avec vos sous‑traitants (expert‑comptable, prestataire informatique, tiers‑archiveur).

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Concrètement, un audit sérieux inclut généralement :
• une revue de vos contrats, procédures internes, matrices de conservation existantes et outils d’archivage ;
• des entretiens avec les services clés (direction, finance, RH, commercial, IT) ;
• la remise d’un plan d’action opérationnel, avec des recommandations graduées (mesures « indispensables » pour la conformité, mesures « opportunes » pour optimiser vos processus et réduire les coûts d’archivage).

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Pour un dirigeant de PME, c’est l’occasion de transformer une contrainte juridique en levier de maîtrise des risques et de professionnalisation de la gestion documentaire.

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Article rédigé par Guillaume Leclerc, avocat en contrats commerciaux et contentieux commerciaux à Paris.

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