Charges indûment refacturées : sur combien d'années peut-on demander remboursement ?

Il n'existe pas de réponse unique. Selon la qualification retenue pour l'action en restitution, deux délais sont en concurrence : la prescription biennale de l'article L. 145-60 du code de commerce, propre au statut des baux commerciaux, et la prescription quinquennale de droit commun de l'article 2224 du code civil. La différence de résultat est majeure, et le point de départ du délai pèse souvent plus lourd que sa durée elle-même.

Cette incertitude n'est pas un défaut de pédagogie de notre part : elle traduit un état du droit qui n'est pas univoquement fixé. Le statut des baux commerciaux comporte une prescription courte à vocation générale, mais l'action en répétition de sommes indûment perçues puise aussi dans le droit commun des obligations. Les juridictions du fond n'ont pas retenu de solution parfaitement homogène, et le résultat concret dépend étroitement de la manière dont la demande est fondée, de l'existence ou non d'une reddition de comptes, et de la date à laquelle le preneur a été mis en mesure de connaître le caractère indu des sommes versées.

Cet article expose ce qui est acquis, ce qui reste discuté, et surtout ce qui se joue en pratique : la question du point de départ, la charge de la preuve, les justificatifs que le bailleur doit produire, et l'effet réel d'une contestation écrite sur le cours du délai. Pour un examen de votre situation et de vos décomptes de charges, notre équipe en négociation et rédaction de baux commerciaux intervient tant en conseil qu'en contentieux locatif.

Les deux délais en présence

La prescription biennale du statut

L'article L. 145-60 du code de commerce est d'une brièveté remarquable : « Toutes les actions exercées en vertu du présent chapitre se prescrivent par deux ans. » Le chapitre visé est le chapitre V du titre IV du livre Ier du code de commerce, c'est-à-dire l'ensemble du statut des baux commerciaux, articles L. 145-1 à L. 145-60. La formule « exercées en vertu du présent chapitre » est le cœur du débat : elle circonscrit le domaine de la prescription courte aux actions qui trouvent leur fondement dans le statut lui-même.

L'article L. 145-40-2, qui impose l'inventaire précis et limitatif des charges et l'état récapitulatif annuel, appartient à ce chapitre. Une demande fondée sur la méconnaissance de cette disposition pourrait donc être regardée comme une action exercée en vertu du chapitre, et relever du délai de deux ans. C'est l'argument central en faveur de la biennale.

La prescription quinquennale de droit commun

L'article 2224 du code civil dispose que « les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer ». La demande de restitution de charges indûment payées peut se rattacher au paiement de l'indu, régi par l'article 1302-1 du code civil : « Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l'a indûment reçu. »

Sur ce fondement, l'action ne procède pas du statut mais du droit commun des quasi-contrats. Elle échapperait alors à l'article L. 145-60 pour relever de l'article 2224. C'est l'argument central en faveur de la quinquennale, et il est retenu par une part significative des décisions rendues par les juridictions du fond en matière de restitution de provisions sur charges.

Pourquoi la question n'est pas tranchée de façon univoque

La difficulté vient de ce que la même demande peut être présentée de deux manières. Le preneur qui réclame le remboursement de charges peut soutenir que le bailleur a méconnu l'article L. 145-40-2, ce qui rattache la demande au statut. Il peut aussi soutenir qu'il a payé des sommes qui n'étaient pas dues, ce qui rattache la demande au droit commun. Le fondement invoqué influe sur le régime applicable, sans que la frontière soit toujours nette, notamment lorsque les deux moyens sont articulés ensemble.

À cette première incertitude s'ajoute celle du point de départ, qui peut faire varier le résultat plus fortement encore que la durée. Un délai de cinq ans courant à compter de chaque paiement de provision produit un résultat très différent d'un délai de deux ans courant à compter de la régularisation effective des comptes. La combinaison durée et point de départ commande donc l'étendue réelle de la restitution.

Il faut le dire clairement : affirmer aujourd'hui qu'un seul délai s'applique en toute hypothèse serait inexact. La qualification retenue dépend de la manière dont la demande est construite, et cette construction est précisément l'un des points sur lesquels l'intervention d'un avocat en droit des baux commerciaux modifie l'issue du dossier.

Tableau 1 - Les deux régimes de prescription en présence

Le point de départ : le véritable enjeu

Trois hypothèses en concurrence

Trois moments peuvent être retenus comme point de départ du délai. Le premier est la date de chaque paiement. Dans cette lecture, chaque versement de provision ou chaque règlement de régularisation fait courir un délai qui lui est propre, de sorte que la créance de restitution se prescrit par tranches successives. Le deuxième est la date de la reddition de comptes, c'est-à-dire la communication de l'état récapitulatif annuel qui liquide et régularise les charges de l'exercice. Le troisième est la date à laquelle le preneur a connu ou aurait dû connaître le caractère indu des sommes versées, formule directement issue de l'article 2224 du code civil.

Pourquoi la reddition de comptes est un moment charnière

L'article R. 145-36 du code de commerce prévoit que l'état récapitulatif annuel « inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges ». Tant que cette liquidation n'est pas intervenue, les sommes versées par le preneur ne sont que des provisions : leur caractère indu ou non ne peut pas être établi, puisque le décompte définitif n'existe pas. Cette observation nourrit un raisonnement selon lequel le délai ne peut commencer à courir avant que le preneur ait été mis en mesure d'apprécier la réalité de sa créance.

Plusieurs décisions de juridictions du fond retiennent, en matière de restitution de provisions sur charges, un point de départ fixé au jour de la régularisation effective des charges par le bailleur, et jugent que le délai n'a pas commencé à courir pour les exercices n'ayant jamais donné lieu à régularisation. Ces solutions ne sont pas des décisions de principe et ne lient pas les autres juridictions, mais elles éclairent la logique qui gouverne le raisonnement.

L'effet de la connaissance du caractère indu

La formule de l'article 2224 du code civil est doublement exigeante. Elle vise le jour où le titulaire du droit « a connu » les faits, ce qui renvoie à une connaissance effective, mais aussi le jour où il « aurait dû connaître » ces faits, ce qui introduit un standard de diligence. Un preneur qui a reçu un décompte détaillé mentionnant expressément un poste exclu par l'article R. 145-35 du code de commerce sera plus difficilement fondé à soutenir qu'il ignorait le caractère indu de la somme qu'un preneur destinataire d'un décompte agrégé sans ventilation.

Ce standard de diligence produit un effet paradoxal : plus le bailleur a été transparent, plus le point de départ est susceptible d'être fixé tôt. Inversement, l'opacité du décompte peut retarder le point de départ. Cette mécanique est l'un des ressorts les plus déterminants du contentieux et elle appelle une reconstitution documentaire précise, exercice qu'il convient de mener avec un avocat en droit des baux commerciaux avant d'arrêter la période de restitution revendiquée.

Tableau 2 - Hypothèses de point de départ et conséquences pratiques

La charge de la preuve et les justificatifs du bailleur

Qui doit prouver quoi

Le contentieux des charges est avant tout un contentieux probatoire. Deux charges de preuve se répartissent entre les parties. Le bailleur qui réclame le paiement de charges, ou qui entend conserver les provisions qu'il a perçues, doit justifier de l'existence et du montant des dépenses correspondantes. Le preneur qui demande la restitution de sommes déjà versées doit établir qu'elles n'étaient pas dues, ce qui suppose d'identifier le poste contesté et de démontrer soit son absence de l'inventaire, soit son exclusion par l'article R. 145-35 du code de commerce, soit l'inexactitude de la quote-part imputée.

L'obligation de communication effective des justificatifs

Le dernier alinéa de l'article R. 145-36 du code de commerce impose au bailleur de communiquer au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci. La portée de cette obligation a été précisée par la troisième chambre civile de la Cour de cassation dans un arrêt du 29 janvier 2026, pourvoi n° 24-14.982, publié au Bulletin. La Cour y retient que le bailleur doit adresser au preneur qui en fait la demande les justificatifs des charges qui lui sont imputés, sans pouvoir se borner à les tenir à sa disposition.

La conséquence est directe. Un bailleur qui répond à une demande de justificatifs en invitant le preneur à venir consulter les pièces au siège du gestionnaire n'exécute pas son obligation. Cette précision est d'une importance pratique considérable dans les ensembles immobiliers, où le volume documentaire dissuade souvent le preneur d'exercer un contrôle effectif.

La régularisation tardive n'emporte pas déchéance

Le même jour, la troisième chambre civile a rendu un second arrêt, pourvoi n° 24-16.270, également publié au Bulletin, portant sur les conséquences d'une régularisation intervenue hors délai. La Cour y juge que le bailleur qui n'a pas communiqué l'état récapitulatif annuel dans le délai fixé par l'article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai contractuel n'est pas tenu de restituer les provisions versées, dès lors qu'il justifie, le cas échéant devant le juge, de l'existence et du montant des charges exigibles.

La lecture combinée de ces deux décisions dessine une ligne claire : le retard, à lui seul, n'est pas sanctionné par la perte du droit aux charges, mais l'absence de justification l'est. Le preneur qui fonde sa demande sur le seul dépassement du 30 septembre s'expose donc à un rejet, tandis que celui qui articule sa demande autour du défaut de justification se place sur un terrain plus solide. Cette distinction commande la construction même de la demande et gagne à être arbitrée avec un avocat en droit des baux commerciaux avant tout courrier au bailleur.

La reconstitution des comptes

Sur le plan matériel, une demande de restitution portant sur plusieurs exercices suppose de reconstituer les comptes année par année : provisions appelées, provisions versées, régularisations notifiées, soldes réglés, postes contestés et quote-part appliquée. Dans un ensemble immobilier, ce travail implique également de vérifier la clé de répartition au regard de la surface exploitée et de l'existence éventuelle d'une pondération conventionnelle portée à la connaissance des locataires. Notre guide sur les charges du bail commercial détaille les postes concernés et leur régime.

L'effet d'une contestation écrite sur le cours du délai

Ce qui interrompt le délai

Le code civil énumère limitativement les causes d'interruption. L'article 2241 prévoit que « la demande en justice, même en référé, interrompt le délai de prescription ainsi que le délai de forclusion » et précise qu'« il en est de même lorsqu'elle est portée devant une juridiction incompétente ou lorsque l'acte de saisine de la juridiction est annulé par l'effet d'un vice de procédure ». L'article 2240 ajoute que « la reconnaissance par le débiteur du droit de celui contre lequel il prescrivait interrompt le délai de prescription ». L'interruption efface le délai écoulé et fait courir un nouveau délai de même durée.

Ce qui suspend le délai

L'article 2238 du code civil prévoit que « la prescription est suspendue à compter du jour où, après la survenance d'un litige, les parties conviennent de recourir à la médiation ou à la conciliation ou, à défaut d'accord écrit, à compter du jour de la première réunion de médiation ou de conciliation », ainsi qu'« à compter de la conclusion d'une convention de procédure participative ». Le délai recommence à courir, pour une durée qui ne peut être inférieure à six mois, à compter de la fin de la médiation ou de la conciliation. La suspension arrête le compteur sans effacer le temps déjà écoulé.

Ce qui n'interrompt pas le délai

C'est ici que se situe le malentendu le plus fréquent et le plus coûteux. Une lettre de contestation, même recommandée avec accusé de réception, même circonstanciée, même réitérée, n'a en principe aucun effet interruptif sur la prescription. Le code civil ne range pas la mise en demeure parmi les causes d'interruption de l'article 2240 et suivants. Un preneur qui conteste par écrit pendant trois ans sans engager d'action peut ainsi voir sa créance s'éteindre pour partie alors même qu'il n'a jamais cessé de protester.

La contestation écrite conserve toutefois une utilité réelle, mais sur un autre terrain : elle établit la date de la demande de justificatifs, elle prive le paiement ultérieur de tout caractère d'acquiescement, et elle peut, selon les circonstances, provoquer de la part du bailleur une réponse valant reconnaissance au sens de l'article 2240. La question de savoir si une réponse du bailleur constitue une telle reconnaissance est une appréciation délicate, qui dépend des termes employés. C'est précisément le type d'arbitrage sur lequel l'intervention d'un avocat en droit des baux commerciaux évite une perte de droits irréversible.

Tableau 3 - Effet des actes du preneur et du bailleur sur le cours du délai

Ce que la restitution recouvre exactement

L'assiette de la demande

Une fois la période non prescrite déterminée, il reste à établir ce qui est effectivement restituable. Trois types de sommes peuvent être concernés. Les provisions versées et non justifiées par une régularisation adossée à des dépenses réelles constituent le poste le plus fréquent. Les soldes de régularisation acquittés à réception d'un décompte incluant des postes non stipulés ou exclus par l'article R. 145-35 du code de commerce en constituent le deuxième. La fraction excédentaire d'une quote-part mal calculée, notamment lorsque la clé de répartition ne respecte pas le critère de la surface exploitée ou intègre des locaux vacants, en constitue le troisième.

À l'inverse, une charge régulièrement stipulée dans l'inventaire, non exclue par nature, effectivement exposée par le bailleur et correctement répartie n'est pas restituable, quand bien même sa communication au preneur serait intervenue hors délai. C'est précisément la portée de l'arrêt n° 24-16.270 du 29 janvier 2026. La demande doit donc être ciblée poste par poste, et non présentée globalement.

La question des intérêts

L'article 1352-7 du code civil dispose que « celui qui a reçu de mauvaise foi doit les intérêts, les fruits qu'il a perçus ou la valeur de la jouissance à compter du paiement » et que « celui qui a reçu de bonne foi ne les doit qu'à compter du jour de la demande ». La distinction entre bonne et mauvaise foi du bailleur emporte donc une conséquence financière directe sur le point de départ des intérêts, et peut représenter une part non négligeable du montant total lorsque la période concernée s'étend sur plusieurs exercices.

L'effet d'entraînement sur les exercices suivants

Une restitution obtenue pour un exercice a rarement un effet isolé. Elle emporte en pratique la remise en cause de la méthode de calcul appliquée aux exercices suivants, et parfois la révision de la clé de répartition pour l'avenir. Cet effet prospectif est souvent supérieur, en valeur actualisée, au montant restitué lui-même, en particulier lorsque le bail court encore sur plusieurs années. Le calibrage de la demande, entre restitution du passé et correction pour l'avenir, constitue un arbitrage à part entière qu'il est prudent de définir avec un avocat en droit des baux commerciaux avant d'engager la discussion.

Ce qui se passe si le preneur ne fait rien

L'érosion progressive de la créance

La prescription ne s'annonce pas. Elle produit son effet sans avertissement, et se manifeste au moment où le preneur décide enfin d'agir. Sur une refacturation irrégulière de 12 000 euros par an, un preneur qui attend trois ans avant d'agir peut voir la totalité de la fraction la plus ancienne devenir inaccessible si la biennale est retenue, soit un tiers de la créance perdu par simple écoulement du temps. Sur un ensemble immobilier où les charges refacturées atteignent 30 % du loyer, l'ordre de grandeur devient rapidement significatif.

L'effet de consolidation des pratiques

Le paiement répété sans réserve n'a pas, en lui-même, d'effet sur la prescription, mais il produit un effet probatoire défavorable. Il rend plus difficile de soutenir que le preneur ignorait le caractère indu des sommes, ce qui peut avancer le point de départ du délai au sens de l'article 2224 du code civil. Il complique également la discussion sur la clé de répartition, dès lors qu'elle a été appliquée sans objection pendant plusieurs exercices.

Le risque de contentieux croisé

Une demande de restitution déclenche fréquemment une demande reconventionnelle du bailleur portant sur des arriérés de charges ou de loyers, voire la délivrance d'un commandement de payer visant la clause résolutoire. L'articulation entre la contestation des charges et la défense contre un commandement obéit à des contraintes procédurales strictes, notamment de délai. Notre guide sur la clause résolutoire dans le bail commercial expose ce mécanisme et ses délais.

La position du bailleur : anticiper la demande de restitution

Sécuriser la traçabilité

Du côté bailleur, la meilleure protection contre une demande de restitution est documentaire. Elle suppose de conserver, exercice par exercice, l'état récapitulatif annuel, la preuve de sa date d'envoi, les justificatifs des dépenses, le détail de la clé de répartition et, dans un ensemble immobilier, la trace de la communication des pondérations conventionnelles aux locataires. Les arrêts du 29 janvier 2026 confirment que c'est sur ce terrain que se joue l'essentiel : le bailleur qui justifie de l'existence et du montant des charges conserve son droit, y compris en cas de régularisation tardive.

Auditer l'inventaire avant qu'il ne soit contesté

Un bail rédigé avant 2014 et renouvelé depuis sans mise à jour de la clause de charges constitue un point de fragilité. De même, une clause d'inventaire qui inclut des postes exclus par l'article R. 145-35 du code de commerce expose à une contestation portant sur l'ensemble des exercices non prescrits. Un audit de la clause et des trois derniers décomptes permet d'identifier l'exposition avant qu'une demande ne soit formée. La question de la rédaction est développée dans notre article consacré à l'analyse des annexes du bail commercial.

Le traitement des situations de fin de bail

Les demandes de restitution sont fréquemment formulées à l'occasion d'un départ, d'une cession ou d'un renouvellement, moment où le preneur procède à un examen rétrospectif de ses comptes. Anticiper cette échéance en apurant les régularisations en attente réduit l'exposition. La chronologie du renouvellement et les délais qui l'encadrent sont exposés dans notre guide sur le droit au renouvellement du bail commercial.

Questions Fréquemment Posées (FAQ)

Sur combien d'années puis-je réclamer le remboursement de charges indues ?

Il n'existe pas de réponse unique. Deux délais sont en concurrence : deux ans au titre de l'article L. 145-60 du code de commerce, qui soumet à prescription biennale toutes les actions exercées en vertu du statut des baux commerciaux, et cinq ans au titre de l'article 2224 du code civil, qui régit les actions personnelles de droit commun. Le délai retenu dépend du fondement sur lequel la demande est construite, et le point de départ pèse souvent davantage que la durée elle-même.

Pourquoi ne peut-on pas donner un délai certain ?

Parce que la même demande peut être qualifiée de deux manières. Présentée comme la sanction d'une méconnaissance de l'article L. 145-40-2 du code de commerce, elle se rattache au statut et relève potentiellement de la biennale. Présentée comme une action en répétition de l'indu fondée sur l'article 1302-1 du code civil, elle relève du droit commun et de la quinquennale. Les juridictions du fond n'ont pas adopté de solution parfaitement homogène. Toute affirmation catégorique sur ce point serait trompeuse.

À partir de quand le délai commence-t-il à courir ?

Trois moments sont envisageables : la date de chaque paiement, la date de la reddition de comptes, ou la date à laquelle le preneur a connu ou aurait dû connaître le caractère indu des sommes. Le raisonnement le plus fréquemment retenu en matière de provisions consiste à considérer que le délai ne peut courir avant que le bailleur ait procédé à la liquidation et à la régularisation des comptes, puisque le caractère indu n'est pas connaissable auparavant.

Et si le bailleur n'a jamais régularisé les charges ?

L'absence totale de reddition de comptes est un cas particulier. L'article R. 145-36 du code de commerce impose au bailleur de communiquer un état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges. Lorsque cette régularisation n'est jamais intervenue pour un exercice donné, il est soutenu que le délai n'a pas commencé à courir pour cet exercice. Cette analyse dépend toutefois des pièces effectivement échangées entre les parties.

Une lettre recommandée de contestation interrompt-elle la prescription ?

Non, en principe. Le code civil ne range pas la mise en demeure parmi les causes d'interruption. Seules interrompent le délai la demande en justice, même en référé, au sens de l'article 2241 du code civil, et la reconnaissance par le débiteur du droit de celui contre lequel il prescrivait, au sens de l'article 2240. La médiation, la conciliation et la convention de procédure participative suspendent le délai en application de l'article 2238. Une contestation écrite conserve une utilité probatoire, mais elle ne protège pas contre l'écoulement du temps.

Le bailleur doit-il me transmettre les factures ou peut-il me demander de venir les consulter ?

Il doit les transmettre. Le dernier alinéa de l'article R. 145-36 du code de commerce impose au bailleur de communiquer au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges imputées. Par arrêt du 29 janvier 2026, pourvoi n° 24-14.982, publié au Bulletin, la troisième chambre civile de la Cour de cassation a jugé que le bailleur doit adresser ces justificatifs au preneur qui en fait la demande, sans pouvoir se borner à les tenir à sa disposition.

Le bailleur perd-il son droit aux charges s'il régularise en retard ?

Non, pas automatiquement. Par arrêt du 29 janvier 2026, pourvoi n° 24-16.270, publié au Bulletin, la troisième chambre civile a jugé que le bailleur qui n'a pas communiqué l'état récapitulatif annuel dans le délai fixé par l'article R. 145-36 du code de commerce ou dans le délai contractuel n'est pas tenu de restituer les provisions versées, dès lors qu'il justifie, le cas échéant devant le juge, de l'existence et du montant des charges exigibles. C'est le défaut de justification, et non le retard, qui est sanctionné.

Puis-je cesser de payer les charges pendant que je conteste ?

C'est une décision à haut risque. La suspension unilatérale des paiements peut ouvrir la voie à la délivrance d'un commandement de payer visant la clause résolutoire, y compris lorsque la contestation est partiellement fondée. La question de savoir dans quelle mesure une inexécution du bailleur autorise le preneur à suspendre ses propres obligations relève de l'exception d'inexécution, dont les conditions sont strictes en matière de baux commerciaux. Cette décision ne devrait jamais être prise sans analyse préalable du dossier.

Conclusion

La question de la prescription de la restitution des charges du bail commercial n'appelle pas de réponse mécanique. Deux délais coexistent, deux ans au titre du statut et cinq ans au titre du droit commun, et le point de départ retenu déplace le curseur autant que la durée. Ce qui est en revanche acquis depuis les arrêts du 29 janvier 2026 est que le bailleur doit communiquer effectivement les justificatifs au preneur qui les demande, et que le retard de régularisation ne le prive pas de son droit dès lors qu'il justifie de l'existence et du montant des charges.

Le risque le plus fréquent n'est pas de se tromper sur le délai : c'est de laisser courir le temps en croyant que des lettres de contestation suffisent à le suspendre. Elles ne le suspendent pas. Chaque exercice qui passe réduit le périmètre de ce qui peut encore être réclamé, et l'écart entre deux et cinq ans se traduit en dizaines de milliers d'euros dans des dossiers courants. Un examen de vos décomptes, de la chronologie des redditions de comptes et des échanges intervenus avec le bailleur permet de déterminer l'étendue réelle de vos droits avant qu'ils ne s'érodent.

Article rédigé par Guillaume Leclerc, avocat d'affaires à Paris, 34 Avenue des Champs-Élysées.

« Pour aller plus loin » :

• Les charges du bail commercial : Guide complet, FAQ et cas concrets
• Annexes du bail commercial : guide complet pour analyser et négocier chaque document
• La clause résolutoire dans le bail commercial : fonctionnement, activation, exemples concrets et jurisprudence
• Le droit au renouvellement du bail commercial : guide complet pour dirigeants de PME
• L'exception d'inexécution en matière de baux commerciaux